Обзор функциональности BPlan

Версия для печати

Содержание

• Что такое BPlan
• Создание бюджетной модели
  • Определение направлений аналитики
  • Создание бюджетных таблиц
  • Моделирование зависимостей
• Планирование бюджетов
• Анализ бюджетов
• Контроль исполнения бюджетов
  • Импорт фактических данных из учетных систем
  • Анализ «План-Факт»
• Корректировка бюджетной модели
• Подготовка отчетов

Что такое BPlan

Программный продукт BPlan – это профессиональный инструмент финансового менеджера или руководителя компании, позволяющий разрабатывать, анализировать и контролировать исполнение ее бюджетов. BPlan – для компаний любой сферы деятельности (отрасли), динамично развивающихся, имеющих активную рыночную позицию, ориентированную на рост и развитие. B P lan проще и удобнее в работе, чем электронные таблицы и «большие» системы.

Работа с BPlan строится путем моделирования системы бюджетов в виде совокупности взаимосвязанных таблиц и работы с созданной моделью. Основные преимущества использования BPlan состоят в возможности быстро разрабатывать и вносить изменения в бюджетную модель, а также эффективно анализировать данные в бюджетах.

Создание бюджетной модели

BPlan – гибкий инструмент, позволяющий создать модель бюджетов, полностью соответствующую специфике бизнеса компании и задачам управления. Модель можно строить «с нуля» или воспользоваться готовыми отраслевыми шаблонами, поставляемыми вместе с продуктом. Для того, чтобы создать бюджетную модель в BPlan, необходимо определить аналитические направления, создать бюджетные таблицы и смоделировать зависимости между статьями бюджетов. При этом таблицы можно группировать по Центрам Финансовой Ответственности в соответствии с финансовой структурой компании.

Определение направлений аналитики

Разработка бюджета с использованием BPlan позволяет использовать любые необходимые аналитические разрезы, называемые направлениями. В качестве направлений могут выступать виды продукции или услуг, используемое сырье и материалы, подразделения и проекты компании, географические регионы бизнеса, контрагенты, версии бюджетов и любые другие разрезы. Анализ бюджетных показателей по созданным направлениям позволяет сравнивать рентабельность различных продуктов, эффективность работы разных ЦФО, доходы от бизнеса для нескольких регионов и получать массу других аналитических данных, необходимых руководству компании для принятия управленческих решений.

Создание в направлении иерархии элементов позволяет «сворачивать» и «разворачивать» данные в бюджетных таблицах по уровням, рассчитывать усредненные значения статей бюджетов а также автоматически консолидировать значения статей снизу-вверх и разносить их сверху вниз.

Создание бюджетных таблиц

Каждый из бюджетов компании моделируется в BPlan в виде отдельной таблицы. В бюджетных таблицах планируются значения заданных статей бюджетов, представленные в разрезе выбранных аналитических направлений.

Чтобы смоделировать новую таблицу в BPlan, достаточно лишь создать необходимые статьи и указать, в разрезе каких направлений будут рассматриваться их значения.

В приведенной таблице «БДДС» статьи движения денежных средств будут рассматриваться в разрезе направлений «Время» и «Версии». Созданная иерархия позволит без описания какой-либо формулы рассчитывать значения агрегирующих статей «Поступления» и «Выплаты».

Моделирование зависимостей

В реальных бюджетных моделях значительная часть статей должна быть расчетной для отражения взаимосвязей между бюджетами. BPlan дает пользователю возможность быстро моделировать такие зависимости с использованием удобного механизма формул. Для любой статьи можно построить формулу расчета ее значений на основе значений других статей, в том числе и находящихся в других таблицах.

Уже созданные формулы или их части можно копировать для описания формул для новых статей.

Планирование бюджетов

После того, как создана бюджетная модель, можно приступать к этапу планирования бюджетов. На этом этапе в таблицы BPlan вводятся планируемые значения бюджетных статей. Как правило, необходимо ввести небольшое количество данных, поскольку большая их часть рассчитывается программой.

BPlan поддерживает планирование по принципу «от достигнутого» и скользящее планирование. Специальный Мастер заполнения ячеек позволяет быстро заполнить или изменить значения в выбранной группе ячеек с использованием этих и других методов.

Для организации группового планирования с участием нескольких менеджеров используются Excel -шаблоны. С использованием Мастера связи с Excel , BPlan создает файл MS Excel и устанавливает связь между ячейками его листа и ячейками таблицы BPlan. Подготовленные шаблоны через локальную сеть или по электронной почте предоставляются для заполнения менеджерам, участвующим в процессе планирования. После импорта полученных данных бюджетная модель оказывается полностью заполненной.

Создав базовый вариант бюджета, вы можете проанализировать, какие факторы и как способны повлиять на его реализацию. Для ответа на вопрос "Что будет, если…?" необходимо, кроме базовой, создать оптимистические и пессимистические версии бюджета. В BPlan дополнительные версии могут быть быстро созданы на основе базовой версии путем копирования данных и корректировки значений ряда параметров в рамках вероятных диапазонов их изменения (цены, объем продаж, курсы валют и т.п.). После проведения расчета бюджетной модели разработка версий бюджетов будет завершена.

Анализ бюджетов

После внесения в бюджеты плановых данных, необходимо всесторонне проанализировать разработанный бюджетный план. Полученные на этапе планирования версии бюджетов могут быть проанализированы на предмет достижения целевых финансовых показателей компании, а также в разрезе используемых направлений планирования.

Одной из самых сильных сторон системы являются возможности таблиц BPlan по визуальному представлению данных. Они позволяют быстро проводить многомерный анализ бюджетных данных в разрезе необходимых аналитических направлений.

Контроль исполнения бюджетов

Данные по фактическому исполнению бюджета могут попадать в BPlan тремя способами:

• Ввод фактических данных непосредственно в фактическую версию бюджетной таблицы BPlan.
• Импорт фактических данных из файлов MS Excel, являющихся отчетными формами управленческого учета.

Импорт фактических данных из учетных систем

Импорт в BPlan данных управленческого учета из специализированной учетной системы производится через промежуточный Excel -файл. При помощи специального Мастера можно быстро создать такой файл и установить связь между указанной областью ячеек таблицы BPlan и соответствующей областью ячеек Excel . Затем данные из учетной системы на необходимом уровне агрегирования передаются в Excel, после чего по ранее установленной связи импортируются в BPlan.

Анализ «План-Факт»

BPlan автоматически рассчитывает абсолютные и относительные отклонения фактических значений бюджетных показателей от плановых. Возможность настройки цветовой интерпретации значений статей и отклонений «плана» от «факта» упрощает проведение анализа.

Корректировка бюджетной модели

Успеть за динамично развивающимся бизнесом компании могут очень немногие автоматизированные системы. В BPlan же любые изменения в бюджетной модели делаются в течение нескольких минут. Такая особенность продукта не случайна, поскольку требование гибкой корректировки модели специально учитывалось при его разработке.

BPlan позволяет в любое время изменять, добавлять или удалять бюджетные таблицы, аналитические направления или составляющие их элементы, а также статьи бюджетов, автоматически обеспечивая корректность всей модели. Внесенные изменения без какой-либо задержки отразятся во всех таблицах.

Подготовка отчетов

Для подготовки отчетности Вы в любой момент можете вывести на печать или передать в MS Excel текущий вид бюджетной таблицы. Другим инструментом для решения этой задачи является механизм так называемых « Избранных отчетов».

При работе с таблицей можно сохранить ее текущий вид как избранный отчет. После этого этот отчет (таблица в преднастроенном виде) становится доступным для быстрого открытия в списке избранных отчетов. Таким образом, настроив однажды требуемый вид таблицы и сохранив его как избранный отчет, пользователь получает доступ к нему нажатием одной кнопки.

Работа с избранными отчетами помогает при регулярном использовании одного и того же вида таблицы для анализа ее данных, в том числе пользователями, не занимавшимися разработкой модели и внесением данных .

В комплект поставки системы BPlan входит:

• коробка с диском;
• лицензионное соглашение;
• руководство пользователя (руководство содержит описание методики постановки бюджетирования, подробное описание функций системы, пример);
• ключ защиты (LPT или USB, на выбор)

Версия для печати